A vueltas con la legalización de libros de actas y de socios. ¿Qué ocurre sino se legalizan los libros de las sociedades mercantiles?
La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en su artículo 18, cambió el régimen de funcionamiento de la legalización de los libros de actas y del libro registro de socios o de acciones nominativas, de tal forma que se estableció la obligatoriedad general para todas las sociedades de legalizar anualmente dichos libros, junto con los contables, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre de cada ejercicio.
Pues han transcurrido ya unos cuantos años y muchas sociedades siguen sin cumplir este requisito tan importante como es la legalización de sus libros, algo tan serio que no cumplirlo, puede acarrear una serie de consecuencias:
• Posible sanción tributaria recogida por el artículo 200 de la Ley General Tributaria 58/2013 (LGT).
• Efectos en relación con la calificación de culpable del concurso de acreedores (164.2. 1º Ley Concursal). Y que la falta de legalización sea sustancial, relevante, grave, por la cual se pueda suponer que el administrador ha podido intentar el falseamiento de dichos libros.
• Consecuencias sobre la validez de los documentos a efectos probatorios en caso de conflicto interno en la sociedad o con terceros.
Existen sanciones para la no presentación de la legalización de libros y también para la presentación de la legalización de libros fuera de plazo, aunque esta segunda es muy inferior a la primera.
La incoación de los expedientes sancionadores corresponde al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), de conformidad con el procedimiento previsto en la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC). Dentro del primer mes de cada año, los registradores mercantiles deben remitir a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP) —y esta, a su vez, al ICAC—, una relación de las sociedades incumplidoras, para la incoación del correspondiente expediente sancionador (art.371 Reglamento Registro Mercantil (RRM)).
La sanción puede ser doble: por un lado, viene del ICAC: multa dependiendo de la gravedad de la infracción, los criterios para determinar el importe de la sanción dentro de los límites establecidos en el artículo 283.1 Ley de Sociedades de Capital (LSC) —entre 1.200 euros a 60.000 euros (cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros). Por otro lado, puede existir igualmente una sanción tributaria (AEAT), aunque ésta es muy inferior: 300 euros máximo.
Pues bien, destacamos que el 12 de febrero de 2015 la Dirección General de Registros y Notariados emitió, en aplicación y desarrollo del artículo 18 de la referida Ley 14/2013, una instrucción sobre la legalización de libros de empresarios. Dicha instrucción tenía por objeto establecer unos criterios procedimentales únicos y uniformes en todos los Registros Mercantiles para la legalización de libros obligatorios que nos venía a decir lo siguiente:
– Se aplicará a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013.
– Todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico. La presentación de dichos libros para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio deberá ser por vía telemática, tras su cumplimentación, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
– No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles.
– Respecto de ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 tampoco será posible la legalización de libros en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
– Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
– Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
– Los libros registros de socios o de acciones nominativas, ya legalizados en blanco, podrán ser objeto de utilización para los negocios jurídicos sobre participaciones o acciones celebrados con anterioridad al 29 de septiembre de 2013. A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas. En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas se aplicarán a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
– Se podrán legalizar los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores. Se aplicará el mismo criterio para los libros registro de socios o de acciones nominativas, aunque no se haya legalizado el libro inicial.
¿Y ahora qué podemos hacer si a fecha de hoy no hemos cumplido nuestras obligaciones mercantiles y nunca hemos presentado los libros telemáticamente?
Pues que la legislación permite legalizar los libros fuera de plazo de forma telemática sin ningún problema en los casos en que no se hubiera legalizado ningún libro societario. En el caso del libro de actas, bastará con escanear todas las actas de la sociedad desde su constitución hasta el 31 de diciembre de 2014 en un archivo pdf y luego otro pdf por cada ejercicio completo en el que se incluirán todas las actas de cada año es decir una para el 2015, otro para el 2016 y así sucesivamente hasta el año 2020. En ese caso, el Registro indicará que la legalización se ha realizado fuera de plazo (artículo 333 RRM), pero no dará lugar a sanción.
En resumen, todas las sociedades mercantiles están obligadas actualmente a legalizar los libros societarios de forma telemática, como hemos dicho la falta de legalización puede tener potenciales consecuencias, por lo cual os aconsejamos cumplir con esta disposición legal, dar una vuelta y cumplir con la obligación de legalización de libros, en el caso que no sepan cómo realizarlo o que es lo que debemos revisar, desde AnD Abogados estaremos encantados de ayudaros en todo el procedimiento de puesta al día con el fin de que se cumplan todas las obligaciones societarias sin errores.
Fco Javier Bailón Simón
Abogado
